Teknik Menciptakan Surat Keputusan (Sk)

Di dalam sebuah organiasi atau lembaga, pembuatan surat keputusan (SK) menjadi bab yang sangat penting untuk melegalkan setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi atau forum tersebut. Tidak terkecuali pada kita yang bergelut di dunia pendidikan, entah itu levelnya sekolah, dinas pendidikan kab/kota dan provinsi maupun tingkat kementrian (pusat).

Membuat surat keputusan tidak sesederhana menciptakan surat dinas biasa. Dibutuhkan teknik tertentu dan paham aneka macam macam aturan maupun regulasi yang melandasi pengambilan kebijakan dalam pengambilan keputusan tersebut.

Secara sederhana pengertian surat keputusan ialah surat yang berisi suatu keputusan yang dibentuk oleh pimpinan suatu organisasi atau forum pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau forum tersebut. Sebuah surat keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu konsiderans, desideratum dan diktum.

Konsiderans

Konsiderans ialah bab surat keputusan yang berisi hal-hal terutama landasan aturan yang menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan, yang terdiri sub topik : menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan 

Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat keputusan bersifat wajib alasannya dalam konsiderans itulah tertera landasan aturan (statuta) setiap surat keputusan. Isi konsiderans minimal dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut diatas, yang paling penting dan harus digunakan dalam setiap keputusan ialah sub topik menimbang dan mengingat.

Mengingat wajib digunakan alasannya di dalam bab inilah dituliskan nomor surat pengangkatan pemimpin tertinggi organisasi sehingga memungkinkan baginya mengeluarkan surat keputusan. Surat keputusan pengangkatan pemimpin tertingi itulah yang menjadi salah satu statuta bagi surat keputusan yang akan dikeluarkan itu disamping statuta yang lain, contohnya surat keputusan dan undang-undang yang berkaitan secara pribadi dengan topik atau permasalahan yang akan diputuskan. Semua statuta surat keputusan ditetmpatkan dalam subtopik konsiderans mengingat.

Membaca dicantumkan ketentuan dan peraturan yang tidak berkaitan secara pribadi dengan problem pokok yang menjadi keputusan, namun ketentuan dan peraturan ini diharapkan untuk memperkuat konsiderans sehingga pertimbangan sebelum memutuskan sesuatu menjadi lebih lengkap.

Mendengar biasanya dicantumkan ajakan dan saran yan pernah disampaikan oleh pihak tertentu kepada pemimpin tertinggi/pengambil keputusan.

Memperhatikan biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau yang sengaja diadakan berkaitan dengan permasalahan yang akan dibentuk surat keputusan.

Contoh konsideran sebuah SK Pembagian Tugas Guru dalam KBM di sekolah :

Menimbang :
bahwa untuk memperlancar Proses Pembelajaran dan penyelesaian manajemen pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 3 Pringgabaya semester genap Tahun Pelajaran 2014/2015 perlu ditetapkan pembagian kiprah Guru
Mengingat :
  1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003
  2. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 1999
  3. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2005
  4. Keputusan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 40 Tahun 2001
  5. Keputusan Kepala Dinas Dikpora Nusa Tenggara Barat No. 1888/095.C/Dikpora/2002
  6. Keputusan Kepala Dinas Dikpora Nusa Tenggara Barat No. 423.7/212.B/Dikpora/2004
  7. Keputusan Kepala Dinas P dan K Kabupaten Lombok Timur No. 420/0654/PK.II/2008 tanggal 4 Juni 2008
  8. Keputusan Kepala Dinas P dan K Kabupaten Lombok Timur No. 423/03962/PK.II/2008
  9. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor : 4 tahun 2008
  10. Peraturan Bupati Lombok Timur Nomor : 15 Tahun 2009
Memperhatikan : Hasil rapat Guru Tanggal 5 Januari 2015

 

Diktum

Diktum ialah bab surat keputusan yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat keputusan. Apasaja yang akan ditetapkan oleh pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum.

Rangkaian diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah kertas (centering). Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum. Kata “penanda” menetapkan tidak ditempatkan ditengah, tetapi dimargin kiri. Setelah itu, barulah dituliskan isi diktum. Bila isi diktum akan dirinci, butir-butirnya diberi instruksi urutan.

Perlu diketahui bahwa salah satu guna surat keputusan ialah untuk mencabut masa berlaku surat keputusan terdahulu. Oleh alasannya iitu perlu diketahui bahwa isi sebuah surat keputusan hanya sanggup dibatalkan atau dicabut dengan menerbitkan surat keputusan yang baru. Hal itu berarti peluang untuk membatalkan isi sebuah surat keputusan harus terdapat dalam setiap surat keputusan. Dengan demikian, isi setiap  surat keputusan tidak akan berlaku abadi.

Ketentuan yang mengatur hal yang sangat penting itu disebut arbitrase yang berarti ‘perwasitan’ atau ‘penyelesaian’. Karena dahulu isi surat statuta umumnya dibentuk dalam pasal-pasal, maka pasal yang berisi ketentuan ‘arbitrase’ itu disebut pasal arbitrase . Pasal atau butir surat keputusan yang berfungsi sebagai pengaman itu ditempatkan dalam diktum.

Perhatikan pola diktum dari surat keputusan berikut ini :

Memutuskan :
Menetapkan
:
Pertama
:
Menugaskan guru dalam Melaksanakan Kegiatan Proses Pembelajaran dan Bimbingan/Konseling menyerupai pada Lampiran I Keputusan ini
Kedua
:
Memberikan kiprah guru dalam proses Bimbingan dan Konseling menyerupai pada Lampiran II Keputusan ini.
Ketiga
:
Segala biaya yang timbul akhir keputusan ini, dibebankan pada anggaran sekolah
Keempat
:
Apabila terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya
Kelima
:
Keputusan ini berlaku semenjak Tanggal 5 Januari 2015 s.d 20 Juni 2015
keputusan in disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Pada pola tersebut yang berfungsi sebagai ‘arbitrase’ ialah point keempat dan kelima.

Desideratum

Desideratum ialah bab yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat. Setiap surat keputusan niscaya mengandung tujuan. Tujuan itu sanggup satu atau lebih.

Berbeda dengan keberadaan konsiderans yang selalu harus dinyatakan secara eksplisit melalui subtopik yang telah disebutkan sebelum ini, keberadaan desideratum sanggup saja secara implisit. Artinya, desideratum sanggup berada secara tersirat didalam konsiderans atau didalam diktum, atau didalam konsiderans dan diktum.

Keberadaan desideratum dikatakan tersirat atau implisit alasannya tidak ada notasi tujuan untuk menendai atau mengawali suara desideratum. Namun, tanpa notasi tujuan pun desideratum dengan gampang sanggup diketahui.

  • Contoh desideratum dalam konsiderans pada pola di atas (cetak tebal miring) :“bahwa untuk memperlancar Proses Pembelajaran dan penyelesaian manajemen pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 3 Pringgabaya semester genap Tahun Pelajaran 2014/2015 perlu ditetapkan pembagian kiprah Guru. “ (Penerbitan Surat Keputusan bertujuan untuk memutuskan pembagian kiprah guru.)
  • Sedangkan pola desideratum dalam diktum pada pola di atas (cetak tebal miring) ialah :"keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya." (Penerbitan surat keputusan bertujuan meminta pihak tertentu biar mengetahui dan melakukan kiprah yang dibebankan kepadanya.)

Perhatikan pola Surat Keputusan yang lengkap pada gambar berikut ini :
 menjadi bab yang sangat penting untuk melegalkan setiap keputusan yang diambil oleh pi Teknik Membuat Surat Keputusan (SK)

Lain-lain

Seperti halnya surat resmi yang lain, maka surat keputusan juga mempunyai atribut-atribut pokok menyerupai Kop Instansi/Organisasi, Pokok Surat, Nomor dan tanggal Surat serta tanda tangan pejabat yang mengeluarkan surat tersebut.

Jika surat keputusan (SK) tersebut mempunyai lampiran, maka lampirannya itu merupakan bab yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusannya.

Untuk teknik pengetikan pada MS Word, penggunaan tabel dengan border yang dihilangkan merupakan pilihan yang bagus.

Sumber http://www.al-maududy.com/

Subscribe to receive free email updates:

loading...